¿No te alcanza el día? 9 claves para administrar mejor tu tiempo y ser más eficiente

¿Quieres administrar mejor tu tiempo para ser más eficiente? La verdad no es tan difícil como muchos pueden llegar a pensar, todo lo contrario. Con un poco de práctica y sobre todo, paciencia, es posible hacer que la gestión del tiempo sea más sencilla. Así que no si no te alcanza el día para cumplir con todas las actividades que tienes que realizar, te mostraremos 9 claves y tips para optimizarlo.

Gestionar mejor el tiempo es muy importante, no solo para completar las tareas diarias en la casa o la oficina. También permite tener mayor eficiencia y así, mejorar, significativamente, el rendimiento y los resultados positivos obtenidos al finalizar el trabajo. En este sentido, mejora el bienestar personal, ya que tendrás más tiempo libre.

¿Qué hacer para conseguir una mejor gestión del tiempo?

Si bien es cierto que el concepto es bastante simple, para muchos llevarlo a la práctica puede llegar a ser muy complicado. La administración del tiempo es la manera en la que las personas deciden hacer uso del tiempo que disponen para maximizar la productividad. De este modo, alcanzar objetivos a corto, mediano y largo plazo.

Ahora bien, aprender a gestionar el tiempo de una manera sencilla y efectiva es posible, siempre y cuando se tenga paciencia, práctica y sobre todo, mucha disciplina. Muchas personas quieren aprovechar todo lo que puedan las 24 horas que tiene cada día. No obstante, algunas alcanzan un mayor índice de productividad, mientras que otras, lo reducen o mantienen en el mismo lugar.

En este sentido, para conseguir una mejor administración del tiempo, lo ideal es llevar a cabo una serie de estrategias. Las cuales permitirán aumentar la concentración, mientras te ayuda a dejar de lado las distracciones.

¿Cuáles son las 9 claves para administrar mejor tu tiempo?

Tal como se menciona en la parte anterior, lograr una mejor gestión del tiempo no es tan difícil como podría parecer. Por esta razón, te mostraremos 9 tips para aumentar el nivel de eficiencia al momento de llevar a cabo cualquier actividad que así lo requiera.

1- Planifica tu día y establece objetivos

Una de las principales claves es empezar el día planificando las tareas que se realizarán y estableciendo los objetivos a cumplir. Treinta minutos al día serán suficientes para hacer una lista de tareas y definir cuál será el plan de acción.

Cuando se trata de organizar y mantener el enfoque en un objetivo a cumplir, la planificación se convierte en una de las claves más importantes. La razón es simple, cuando se planifica de forma adecuada, se obtiene una mejor gestión del tiempo.

Por otro lado, definir con anticipación las metas u objetivos a cumplir a corto y largo plazo, también es fundamental para gestionar el tiempo. La práctica ayuda a concentrarse en las tareas que requieran mayor prioridad, por lo que así, se evita prestar más atención a las que no son tan urgentes.

2- Establece un horario y fecha de entrega de los trabajos

Realizar las actividades en el tiempo que corresponde es de vital importancia para evitar tener que invertir más tiempo del que se tenía previsto. Por esta razón, lo recomendable es establecer horarios y cumplirlos al pie de la letra, es decir, no puede haber excepciones. Trabajar en el horario adecuado permitirá mejorar la eficiencia de las actividades, por lo que se puede gestionar el tiempo de una mejor forma.

Asimismo, es importante usar calendarios o aplicaciones que te permitan controlar las fechas de entrega de los trabajos. De hecho, la mayoría de los dispositivos móviles tienen la opción de enviar recordatorios en forma de notificaciones a los usuarios. Esto es de gran ayuda, especialmente, para tener una adecuada organización.

3- Identifica en qué pierdes más tiempo

Uno de los pasos primordiales es saber en qué lo estás perdiendo. Identificarlo será esencial para centrarse en las actividades más importantes y dejar de lado, aquello que no lo es. La mayoría de las personas suelen caer víctimas de lo que se conoce como “ladrones del tiempo”. Se trata de actividades que absorben varias horas del día en la que podrías estar invirtiéndolas en algo más productivo.

Las redes sociales, las consolas de videojuegos y otros dispositivos móviles, son los principales causantes de “pérdida de tiempo”. Por lo general, algunas personas pasan horas en este tipo de actividades que, además de reducir la productividad, desmejora el bienestar y la salud.

4- Céntrate en las actividades o tareas que tengan mayor prioridad

Una de las razones por las que muchas personas suelen tener problemas para administrar su tiempo es porque deban de lado las tareas más importantes. Es decir, se centran en las menos importantes, mientras las tareas más relevantes son arrojadas a un segundo plano.

Con el fin de tener todo al día y así, no presentar ningún retraso cuando se acerca la fecha límite, lo mejor es establecer prioridades. Cuando logras finalizar las tareas más importantes de la jornada, esto generará una sensación de satisfacción. Por lo que podrás reducir e incluso eliminar los niveles de estrés provocados por la carga de trabajo retrasado. Una recomendación es siempre empezar el día con la actividad de mayor importancia, una vez culminadas, puedes continuar con el resto, las cuales serán más sencillas de realizar.

5- Nunca hagas demasiadas labores al mismo tiempo

Aunque a veces pueda parecer que realizar varias tareas al mismo tiempo te permite aumentar la productividad, la verdad es que no es así. Concentrarse en múltiples tareas a la vez puede provocar que pierdas de vista detalles importantes que, más adelante, podrían generar retrasos o peor aún, tener que empezar otra vez.

Ten presente que ser rápido, no siempre significa ser productivo o más eficiente, por eso lo mejor es centrarse en una tarea a la vez. Después de terminar, pasas a la siguiente, siempre prestando más atención a la más importante. De esta forma, podrás gestionar mejor el tiempo de trabajo sin tener que sacrificar el bienestar.

6- Aprende a delegar

Hacer todo por sí mismo a veces termina volviéndose en contra, por lo que existen ocasiones en la que es recomendable aprender a delegar. Sin embargo, la práctica es complica, sobre todo, para aquellas personas que aseguran que pueden hacer todo sin perder el control de la situación. Cuando no delegas, la administración del tiempo se vuelve cada vez más difícil y peor aún, la eficiencia disminuye de forma significativa.

Lo mejor en estos casos es compartir las tareas del día, de este modo, la carga se divide, por lo que realizar el trabajo es más rápido y eficiente. Contar con la ayuda de un equipo hace que todos los participantes puedan aprovechar mejor su tiempo.

7- Crea un ambiente que te permita trabajar mejor

Trabajar en un ambiente adecuado ayuda a mejorar e incrementar la productividad de cualquier proyecto que desees realizar. Lo recomendable es personalizar un poco el espacio, ya sea con plantas o adornos decorativos, pinturas, fotografías, etc. Puedes hacer todo lo que sea posible por hacer del espacio tu ambiente. Si trabajas en una habitación, también puedes optar por pintar las paredes con algún color que te inspire o mejore tu bienestar.

8- Reduce las distracciones

Si realmente deseas administrar tu tiempo, necesitas eliminar cualquier distracción y una de las más comunes es el celular. Lo ideal sería mantenerlo apagado mientras estás trabajando, sin embargo, suele ser difícil, puesto que las personas necesitan el teléfono para comunicarse e incluso sirve como medio de trabajo.

No obstante, lo que si puedes hacer es evitar el uso de las redes sociales como Facebook o Instagram. Debido a su popularidad, muchas de estas aplicaciones se han vuelto adictivas, por lo que pueden llevar a afectar negativamente la productividad. De ser posible, desactiva las notificaciones de las redes mientras finalizas el trabajo.

9- No descuides tu bienestar

La salud nunca debe ser descuidada, ya que afecta, directamente, el bienestar de las personas. Por lo tanto, es fundamental mantener una buena alimentación, realizar actividades físicas y sobre todo, dormir lo suficiente para que el cuerpo pueda renovar las energías pérdidas durante el día.

Tener buenos hábitos, mejora el bienestar personal, lo que, a su vez, permite sentirse renovado cada día. En este sentido, la energía aumenta, al igual que la capacidad para concentrarse, mejorando la productividad, lo que incide en una mejor administración del tiempo.

¿Cómo afecta el uso de la tecnología a la administración del tiempo?

Hay un debate en el que la tecnología, es clave, tanto positiva como negativamente. Es decir, muchos creen que el uso de dispositivos móviles puede afectar de forma negativa el rendimiento en el trabajo. Lo que afecta la productividad y genera muchos retrasos al momento de finiquitar una entrega.

Del mismo modo, el uso de la tecnología puede hacer que las personas pierdan la concentración en sus labores. Ya que dan más importancia a lo que ocurre en las redes sociales o invierten una gran cantidad de tiempo en juegos o viendo videos en plataformas populares como Tik Tok. Del mismo modo, la tecnología puede incitar a la procrastinación que, al sumarse con la pérdida de concentración tiene como resultado una mala gestión del tiempo.

Por otro lado, si se utiliza de manera correcta y responsable, la tecnología puede llegar a ser beneficiosa. En este caso, existen muchas aplicaciones móviles que están, especialmente, dedicadas a mejorar la administración del tiempo.

También puedes usar el calendario de celular para llevar un itinerario de las actividades diarias y gestionar las fechas de entrega de los trabajos prioritarios. De esta forma, se puede decir que la tecnología y tiempos pueden ser muy beneficiosos siempre y cuando, su uso sea con el objetivo de mejorar la productividad.

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Fuentes: La mente es maravillosa, WikiHow, Sodexo.