¿Qué es el método kaizen? 5 maneras de implementarlo en tu rutina

Te comentamos qué es el método kaizen y 5 maneras de implementarlo en tu rutina. Puesto que es una filosofía que muchas empresas han puesto en práctica. Con el objetivo de mejorar la productividad. Pero que también puedes aplicar para el crecimiento personal.

Este método kaizen es una de las estrategias más usadas por las empresas, ya que ayuda a mejorar los procesos organizacionales. Y ha sido el resultado de la constante búsqueda de mejores maneras de construir una relación interna que sea bastante fuerte. Capaz de enfrentar cualquier desafío que se presente en el camino.

¿Qué es la filosofía kaizen?

Para conocer mejor sobre qué es la filosofía kaizen, es necesario saber de qué se trata el método específicamente. Ahora bien, el método Kaizen es conocido como una estrategia de gestión empresarial, la cual busca mejorar de forma continua las operaciones de una organización. A través del perfeccionamiento cotidiano y progresivo.

El objetivo principal del método kaizen es implementar mejoras. Así como disminuir indiferencias, para la construcción de un entorno efectivo y productivo, que pueda aumentar la competitividad de las empresas.

Dicho enfoque se concentra en la idea de que si alguna persona tiene la capacidad de hacer algo bien, también es capaz de hacerlo mucho mejor. Aparte, propone observar los problemas como zonas de oportunidad para mejorar las cosas. Con respecto a qué es la filosofía kaizen, una de sus ventajas es, que no importa que tan grande o pequeño sea el logro, solo busca que las mejoras sean de manera constante.

¿Cuál es el origen del método kaizen?

Además, de saber qué es la filosofía kaizen, es importante conocer de dónde proviene ese nombre. Kaizen es una palabra japonesa que está conformada por dos sinogramas de escritura japonesa, cuyo significado es “bueno” y “cambio”. Y hoy en día Kaizen hace referencia a un sistema de mejora continua. En el que las pequeñas, pero constantes mejoras, al acumularse, generan beneficios a largo plazo.

Existen otros métodos y filosofías que son muy famosas en el ámbito de los negocios. Las cuales impulsan la innovación y la obtención de mejores resultados. A pesar de esto, el método kaizen es diferente, ya que está enfocado en los grandes beneficios que producen las pequeñas acciones a largo plazo.

¿De dónde proviene la definición de kaizen?

Pese a que este es un término de origen japonés, la esencia de kaizen fue desarrollada en un principio por Estados Unidos. Después de la Segunda Guerra Mundial, formando parte de un programa de entrenamiento dentro de la industria (TWI - Training Within Industry en inglés).

Luego de esto, dicho programa fue llevado a Japón bajo el nombre de Kaizen en Yon Dankai (en español quiere decir, mejora en cuatro pasos). En el que se consolidó, debido a su afinidad de impulsar y poner en práctica pequeñas mejoras de alto impacto.

Algo como esto ocurrió porque después de la guerra, Japón quedó totalmente devastado y, por la falta de recursos, no tenían la posibilidad de impulsar el desarrollo. Entonces, el método kaizen funcionó perfectamente en el país asiático. Puesto que promovió pequeños cambios en cada uno de los niveles sociales y económicos.

Para el año 1960, Japón, solo unos 15 años después de haber terminado la Segunda Guerra Mundial, había recuperado por completo su estabilidad. Posicionándose como una de las economías con mayor estabilidad en todo el mundo.

¿Cómo aplicar el método kaizen?

Para comenzar a aplicar este método, lo puedes hacer de la siguiente forma:

Planea

Constituye tu meta y crea una solución o mejora. Tu meta puede muy ambiciosa o bastante sencilla, como lo desees. Lo que importa es que en esta parte del método, sepas cuál es ese pequeño cambio que te conducirá a cumplirla.

Ejemplo, tal vez quieras pasar más tiempo con tu familia y para conseguirlo necesitas disminuir el tiempo que pasas en la computadora. Para un caso como este, una pequeña mejora sería empezar a trabar unos 15 minutos antes. Así podrás tener más tiempo de revisar los correos del día anterior.

Haz

Empieza a realizar los cambios. Una vez que has establecido tu meta y la solución para mejorar, lo recomendable es llevar un seguimiento apropiado para la misma. Puedes ayudarte con algunas apps que se encuentran enfocadas en el desarrollo de hábitos. O, en el caso de que seas una persona visual, puedes marcar en un pizarrón las cosas que tengas pendientes cada día que cumplas con la rutina.

En caso de que desees ir más allá, lo recomendable es que lleves un registro diario. Donde puedas anotar cómo te vas sintiendo o los cambios que has observado en el día a día. Ayudará a evaluar el progreso con más facilidad.

Comprueba

Revisa la forma en la que ha funcionado la solución que habías propuesto. Es de gran importancia que la mejora que hayas escogido, la hagas con constancia, se recomienda un período no menor a los 21 días. Esto es para que puedas tener una perspectiva verdadera de los beneficios y de los ajustes que debes hacer para que todo funcione de forma efectiva.

Siempre revisa la herramienta donde llevas el registro de la rutina. Evaluando cuáles o cuál fue el motivo que te hizo conseguir el éxito o te llevó al malogro. Evita juzgarte, analiza tus datos de manera objetiva y haz los ajustes que necesites para continuar con el proceso de mejora.

Actúa

Mantén el cambio y sigue con otra meta. Cuando hayas solucionado el problema o el déficit que tenías, para nuevamente a la primera etapa y establece otra meta. Jamás olvides el principio básico del método kaizen. Deben ser mejoras o pequeñas acciones que te lleven hacia algo grande.

De esta forma, no cambiará tu rutina drásticamente, será mucho más sencillo acostumbrarte y mejoras el ritmo de tu vida. Aplica este método y podrás ver con el tiempo, cómo es posible dominar y cambiar detalles que no te gustan de cualquier aspecto de tu rutina. Entre los beneficios del método kaizen que puedes percibir al implementarlo, es la mejora de la concentración, la efectividad y la satisfacción de llegar a la meta propuesta.

5 maneras de aplicar el método kaizen

Para conseguir los beneficios del método kaizen y mejorar el entorno laboral, es necesario eliminar o reducir las imperfecciones de la organización. De esta forma, estas son algunas formas de aplicar este método y obtener buenos resultados:

Escuchar activamente y retroalimentación

Una manera de aplicar el método kaizen y mejorar tu estilo de vida, es a través de la escucha activa en la necesidad de los empleados. Cuando termina el día, son ellos los que conocen la operatividad de la empresa y quienes saben identificar las fallas o las zonas de oportunidad de los procesos.

Quiere decir que, las empresas tienen que reconocer que sus empleados son piezas fundamentales para llegar al éxito. Al aplicar un enfoque que se concentra en el empleado, es posible optimizar las operaciones diarias, mejorando así el ambiente de trabajo.

Repetir continuamente los procesos

Es probable que hayas escuchado en algún momento que la mejor manera de aprender es equivocándose. Y es que los errores son pasos importantes para enfocar la fórmula apropiada al momento de ejecutar el proceso. Algo como esto se puede hacer si te permites cometer errores y si eres lo suficientemente crítico para evaluarlos y buscar las mejoras.

Crear cronogramas de tareas

Otra manera de aplicar el método kaizen es a través de la calendarización de las tareas. Esto es crear un programa muy detallado de las actividades que debes realizar. Estableciendo los tiempos de entrega y contando con un calendario que conozcan todos los empleados.

El objetivo de esto es que los trabajadores evalúen si están cumpliendo o no con las metas. Y en caso de que no lo hagan, tienen que optimizar su trabajo para incrementar la productividad, sin que pierdan de vista la calidad de su labor. De esta manera, tendrás los parámetros claros acerca de lo que debes hacer, pero con la posibilidad de ser mejor en todo momento.

Organizar el espacio

Aunque esto puede ser muy simple, es una de las mejores maneras de optimizar los procesos, y hacer que el trabajo diario en la empresa sea más sencillo. Al organizar los espacios como las oficinas, plantas y bodegas, tendrás la seguridad de que puedes acceder a lo que buscas con rapidez.

Así, evitas perder tiempo en buscar cosas, indagando donde están o despejando el espacio. Cosas como estas pueden ayudarte en el ámbito digital, para organizar tu información. Ubicándola con mayor facilidad en el almacenamiento.

Herramientas de monitoreo

Se trata de una excelente estrategia, puesto que plataformas como los CRM, son de mucha ayuda para que los gerentes y líderes, pueda evaluar el desempeño de los trabajadores. Sin importar el lugar en el que se encuentren. Implementando estas herramientas, la empresa puede delegar responsabilidades, estableciendo pautas de cumplimiento. Monitoreando el desempeño en tiempo real para hacer observaciones, corregir errores y optimizar procesos.

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Fuente: Anahuac, El prado psicólogos, Hubspot.